ナレッジマネジメントツールの選び方：５つのポイント

ナレッジマネジメントツールとは、ナレッジマネジメントを効率化するための専用ツールです。これらのツールにはナレッジマネジメントを効率的に行うための機能が豊富に組み込まれています。ナレッジマネジメントツールにはさまざまな種類があり、それぞれが得意とする分野や特化した機能を備えています。

数ある製品からどのような基準でツールを選ぶべきでしょうか。選定基準は自社が抱える課題によっても異なります。しかし以下ではどんな組織でも押さえておくべきナレッジマネジメントツールの選定ポイントを５つご紹介します。

操作性・使いやすさ

ナレッジマネジメントツールは情報システム部門の専門家だけでなく、一般の社員も利用します。そのため使いやすいインターフェースが重要です。導入する前にデモンストレーションを受けたり、評価版を使用したりして機能面だけでなく使いやすさに関しても確認されることをおすすめします。

柔軟性

情報共有においては、誰がどの情報を見られるか・編集できるかを制御するアクセスコントロールが重要です。業務の要件に合わせて柔軟にアクセス制御ができる製品がおすすめです。Kikuでは文書単位だけでなく、文書内のセクションごとでもアクセスコントロールすることができます。

例えば自社製品の故障時の対応に関する記事があるとします。一般ユーザーが製品故障時に取るべき対応策は最初のセクションに記載します。社内の技術者が取るべき対応策は次のセクションに記載します。その場合、前半のセクションは全てのユーザーが閲覧可能とし、後半のセクションは技術者のみが閲覧可能とする、という設定ができます。このように同一記事内でもセクションごとにアクセス制限することができます。

可用性

ITツールを運用する際に重要な指標の一つは可用性です。可用性とはツールが安定して稼働し続ける能力のことです。Kikuはクラウドおよびオンプレミスの両方でサービスを提供しています。クラウド環境でもオンプレミス環境と同様に、頑強なプラットフォームを利用して高い可用性を確保しています。

セキュリティ対策

ナレッジマネジメントツールには、自社の機密情報や社外秘の情報を含むナレッジが蓄積されることがあります。情報漏えい対策が十分に行われているか、ツール内での権限設定が可能か確認しましょう。Kikuではオンプレミス型はもちろんクラウド型の製品でもデータの保護やアクセス制御、暗号化などのセキュリティ要件を容易に満たすことができます。

導入のしやすさ、スケールアップのしやすさ

ナレッジマネジメントツールの導入は、一部の部門で試験的に始めて、期待する結果が得られたら全社的に展開するというパターンがよくみられます。よって段階的な導入・展開が可能であるのは重要なポイントです。一般的にクラウドサービスを利用する場合、初期投資も少なく、すぐに導入を開始できます。またユーザー数の増加にも柔軟に対応できます。Kikuのクラウド版であれば試験的な導入から柔軟なスケールアップが可能です。

まとめ

ナレッジマネジメントツールを選定する際には、操作性、柔軟性、可用性、セキュリティ対策、導入のしやすさ、が大切なポイントです。またナレッジマネジメント関連ツールは製品ごとに得意とする分野が異なります。ツールを導入する際には、まずは上記の５つの選定ポイントを押さえましょう。その上で、自社の課題や目的を明確にし、自社の課題解決につながるナレッジマネジメントツールを選ぶようにしましょう。