効果的なナレッジマネジメントに向けた文書管理の活用

ナレッジマネジメントと文書管理

組織におけるナレッジマネジメント（Knowledge Management：KM）と文書管理の違いは何でしょう。KMも文書管理も企業や組織の情報資産を一元管理するという点は同じです。しかし異なる点もあります。まず、それぞれの概要を簡単に紹介し、その後に両者の差異について解説します。最後に効果的なKMを実現するための文書管理の活用方法について説明します。

ナレッジマネジメント（KM）とは

KMは組織内の知識・情報の可視化と収集・整理・共有をし、情報資産の活用を促進することを指します。人々の経験、専門知識、ベストプラクティス、問題解決方法などの情報を共有し活用することで、組織のパフォーマンスや効率性を向上させることを目指します。

文書管理とは

一方、文書管理は文書の作成、保存、共有、更新、廃棄など文書のライフサイクル全体を管理することを指します。主な目的は組織内での文書の効率的な利用とコンプライアンス強化です。

ナレッジマネジメントと文書管理の違い

両者の相違点は以下のように要約できます。

• 目的：KMは組織の効率性向上やイノベーションを促進することを目指しています。他方文書管理は組織内の文書や情報の効率的な管理とコンプライアンス強化が目的です。
• 対象：KMは人々の経験、専門知識、ベストプラクティス、ノウハウなどより広範な知識や情報を対象としています。他方文書管理は主に文書やファイルの世代・形式に焦点を当てています。
• 実施内容：KMは、情報や知識の可視化、収集、整理、共有をします。一方、文書管理は文書の作成、保存、共有、更新、保管、廃棄など文書のライフサイクルを管理します。どのような文書がどこに保存・保管されているか、いつまで保存するのかを決めていきます。そのためにカテゴリー別に分類したり、保存期限のルールを作ったりします。

KMと文書管理は組織内の情報管理において補完的な役割を果たします。KMをより効果的に行うためには適切な文書管理による情報の整理が有効です。

以下に、効果的なKMを実現するための文書管理のポイントを2点ご紹介します。

文書管理のポイント

1. 有用な情報の選別
   必要な情報が不要な情報に埋もれてしまわないようにしましょう。必要な情報を選別し、スムーズにアクセスできるようにします。例えば会社の組織図を保存する場合は最新版のみ保持します。古い組織図は削除もしくはアーカイブしましょう。一方、商談記録は最新版だけでなく、過去の情報も必要な場合があります。商談記録は過去のものもアクセスできるように保存しましょう。このように情報の性質に応じて要・不要を適切に判断し、保存のルールを作りましょう。
2. ファイルのグループ化
   次に必要なファイルをグループ分けします。例えば商談記録を整理する場合には取引企業別、担当者別、年度別などにグループ分けする方法があります。ファイルをグループ化する際にはグループのサイズに注意しましょう。あまりにも多くの文書を一つのグループにまとめてしまうと、目的の文書を見つけるのが困難になる場合があります。例えば年度別だとファイルの数が多すぎる場合には、月次別のグループにして保存するなど、細分化・階層構造にして保存するなどの工夫が必要です。
   また、重要な文書を管理する際には重要度に応じてグループ分けする方法もあります。 機密情報を極秘・社外秘のように機密度に応じて分類することで、情報漏えいのリスクを軽減することができます。

まとめ

今回はナレッジマネジメントと文書管理の違いと関係性を解説したうえで、ナレッジメントをより効果的に行うための文書管理について説明しました。Kikuなどのナレッジマネジメントツールを導入する際には、適切な文書管理のルールも合わせて考えることをお勧めします。