リモートワークで業務効率化するためには？

コロナ禍によってリモートワークが普及し、多様な働き方のひとつとして認識されるようになりました。総務省の調査によると、2022年にテレワークを導入している企業は51.7％と過半数を超えています。

一方新型コロナウイルスの収束に伴い、一部の企業は在宅勤務からオフィス勤務に戻っています。リモートワーク制度を導入している企業においても一部の業務や部門に限定しているケースが多いようです 。業種・職種によってはリモート対応は難しい、出社した方が業務の効率が良い、と考えられているからかもしれません。

リモートワークで業務効率はあがるのか？

実際リモートワークによって業務効率はどのように変わるのでしょうか？従業員を対象にしたある調査では、約30％の人が「業務効率が上がる」「オフィスにいるよりも集中できる」と回答しました。一方で約20％の人が「業務効率が悪い」と回答しており、一概には言えない状況です。

リモートワークによって従業員は通勤時間の削減による時間の有効活用ができます。企業は働き方改革の推進や、オフィスの賃料や通勤費の削減などのコスト削減ができます。リモートワークはこれらのメリットをもたらしますが、課題も存在します。その課題を明確にし、リモートワークでも業務効率化するための方法を見ていきましょう。

リモートワークの課題1：業務フローがリモートワークに対応できていない

リモートワークの課題として以下があげられています。

• プリンターやスキャナーがなく、紙の書類のやりとりができない。
• ハンコの苦労があった（上司の承認・決済に時間がかかる）。
• 社内の情報が確認しづらい。

これらは業務フローがリモートワークに対応できていないことが原因です。業務の一部にアナログな作業が残っている場合、そこがボトルネックになります。他の作業がオンライン化されていても承認を得るために出勤が必要な状況では、効率的に業務を進めることはできません。

リモートワークを効率化するには

リモート環境で業務効率化を実現するためには、以下が有効です。まず各種手続きを見直しペーパーレス化しましょう。その上で業務に関するコミュニケーションや書類をナレッジとして蓄積します。そのためにはKikuをはじめとしたナレッジ・マネジメントツールが有効です。これにより従業員が問題に遭遇した場合、オンラインでナレッジにアクセスし、自分で問題を解決できます。回答が得られない場合はツール内のコミュニティに質問を投稿することができます。このようにして重複した問い合わせを防ぎ、コミュニティメンバー全員で質の高いナレッジを共有することで、業務の効率化に貢献します。

リモートワークの課題2：コミュニケーションの減少

多くの人が「 社内コミュニケーションの減少」をリモートワークの課題としてあげています。オフィス勤務のように日ごろ顔をあわせることもないため、何気ない会話で相手を知り、信頼関係を構築する機会が少なくなります。またオフィスにいれば一言で済むような内容でもリモートワークでは同僚とすぐに確認することが難しくなります。同僚同士のインフォーマルな交流がないことは、ワークフローの効率を妨げる可能性があります。

コミュニケーションの課題を解決するには

この課題を解決するためには以下の手段が有効です。まず、チャット、メール、Web会議ツールなどリモート環境でもオフィス同様のコミュニケーションが取れるツールが必要です。これによりチームメンバー同士や上司との意思疎通を円滑に行います。定期的なオンラインミーティングやディスカッションの実施なども有効な手段です。

さらにナレッジ共有もリモート環境では特に重要です。リモートワークでは誰がどのような情報を持っているのかを把握することが難しくなります。そのため簡単にベテラン社員に直接質問したり、ノウハウを教えてもらったりすることができません。ナレッジ共有の仕組みを整えることで、情報を共有する負担を減らし、スムーズな情報共有が可能となります。

これらの取り組みにより、リモート環境下でもコミュニケーションやナレッジ共有が円滑に行われることで、業務効率化が促進されます。

まとめ

リモートワーク、テレワーク、ハイブリッドワークの環境下で業務効率を高めるため、以下のステップをご提案します。

1. ペーパーレス化に向けて業務を見直す。
2. オンライン・コミュニケーションを活発に行える環境を整える。
3. Kikuのようなナレッジマネジメントツールを活用し、リモートワークの効率化を図る。

Kikuを活用すれば、情報共有だけでなく以下のビジネス要件も達成できます。

• ナレッジの自動収集
• コミュニケーションコスト削減
• トレーニングコストの削減

リモートワークを緊急時の応急処置ではなく、働き方改革を推進するための重要な要素と捉え、より効率的な環境を整えましょう。